Zarządzanie sobą i swoją energią w pracy zdalnej

Przypomnij sobie ostatnią sytuację, gdy ktoś przerwał Ci pewną czynność. Ile potrzebowałeś czasu, by wrócić do tego, co robiłeś wcześniej? Lepiej skupiasz się rano czy wieczorem? Jak na Twoją efektywność wpływa praca zdalna? Mam dla Ciebie dobrą wiadomość, pracując zdalnie możesz być bardziej efektywny. O tym właśnie jak mądrze zarządzać sobą oraz swoje energią, gdy pracujesz zdalnie, rozmawiam z moim dzisiejszym gościem. Zapraszam!

Intro

Gościem tego odcinka jest dr Lidia D. Czarkowska. Psycholog biznesu, coach i mentor pracujący z najwyższą kadrą menadżerską, liderami i członkami zarządu.

Przypomnę, że moja rozmówczyni była już gościem w odcinku pt. Aspekty psychospołeczne w pracy zdalnej.

Lidia: Odnośnie tematu dzisiejszego odcinka, czyli zarządzania sobą i swoją energią to dla mnie splata się bardzo, z tym jak widzę siebie i człowieka. Jestem psychologiem, ale również socjologiem i antropologiem. Staram się patrzeć wielowarstwowo. Czytałam tysiące książek, nauczyły mnie mniej o życiu niż moja czwórka dzieci i zarządzanie sobą dzień po dniu.

Ścibór: Dziecko przybiega do Ciebie ze zranieniem nieistotnym z punktu widzenia medycznego, ale jednak szalenie ważnym dla niego. Przekładając to na świat, o którym rozmawiamy: przychodzi pracownik do lidera, z czymś być może obiektywnie błahym, ale dla niego szalenie istotnym. Jak lider powinien zarządzać swoją dostępnością?

Jak lider powinien zarządzać swoją dostępnością?

Lidia: To ważny wątek, o którym będziemy więcej mówić w kolejnej części, gdzie będziemy mówić o zmianie relacji pomiędzy pracownikiem. Czy jesteś liderem, czy jesteś pracownikiem nasza energia się zmienia w trakcie doby. Bycie dostępnym cały czas nie jest dobrym pomysłem. Należy mądrze zarządzić sobą i swoim odpoczynkiem w czasie. Na pewno, jak mówiłeś, sloty czasowe są lepszym rozwiązaniem.

Ścibór: Pracując jako pracownik czy jako lider zachęcałem do ustalenia slotów czasowych np. na sprawdzanie maili, o ile nasze stanowisko tego wymaga. Wtedy, gdy pracujemy twórczo to sprawdzanie maila jest rozpraszaniem, co powoduje stratę czasu na powrót do głównego wątku. Lider nie powinien mieć pokusy sprawdzania, kontrolowanie pracownika cały czas a technologie, które posiadamy zachęcają do interakcji z pracownikiem cały czas. Ja jako lider zwykle notowałem na kartce papieru to, co mam do danego pracownika, po czym wrzucałem spotkanie z agendą z paroma punktami, o których chciałem porozmawiać.

Lider: To co płynie z Twojego doświadczenia jest bardzo bliskie wynikom badań psychologii kognitywnej i poznawczej. To faktycznie zależy czy wykonujemy prace poznawcze, analityczne czy reagujące na to, co jest. One przebiegają według innych cykli.

Ścibór: Czy są badania, które mówią jak się koncentrować? Jakie są cykle koncentracji? Mówimy o technikach np. pomodoro.

Lidia: Zapraszam do sięgnięcia do podręczników z psychologii poznawczej czy kognitywnej i twórczego myślenia. Mogę tu omówić cykle związane z koncentracją percepcyjną oraz koncepcyjną (przyp. w kontekście zarządzania sobą).

Ścibór: Proszę omów to.

Krzywa percepcyjna a zarządzanie sobą

Lidia: Gdy mówimy o koncentracji percepcyjnej, tj. sprawdzaniu np. maili czy przetwarzaniu informacji zastanej to optymalny czas to 45 min, ale podzielony na następujące odcinki: 3-5 min: uporządkowanie przestrzeni i co będę robił, 12-18 min: koncentracja uwagi, 5-10: sprawdzenie i uzupełnienie tego, co przetwarzaliśmy, 7 min: wzrost koncentracji, o ile spodziewamy się przerwy. Po 45 min dobrze zrobić sobie przerwę, ale krótką 5-7 min. Po wstaniu od pracy 2-3 min mózg konsoliduje ślad pamięciowy. Więc fajnie byśmy wstali na spokojnie po pracy. Możemy taki cykl powtórzyć 3 razy, a potem potrzebujemy dłuższej przerwy.

Ścibór: Jak to się ma do techniki pomodoro?

Lidia: Z punktu widzenia koncentracji można zrobić sobie przerwę po 25 min, a potem można robić następne 25 min. Jednak z punktu widzenia procesów poznawczych, jeśli chcesz coś zapamiętać, lepiej jest zrobić na tym zjeździe przegląd i podsumowanie czy uzupełnienie. Jednak można to dostosować indywidualnie. To są dwie metody, 25 lub 45 min.

Ścibór: Będąc liderem, gdy kontroluję pracę, sprawdzam maila to czy mogę stosować 25 min? A gdy mam coś stworzyć np. procedurę to 45 min? Czy to dobre zarządzanie sobą?

Lidia: Na pewno też 45 min pomaga, gdy prowadzimy spotkanie, szkolenie dla naszych ludzi on-linie. 3-4 min to i tak jest osadzanie, gdzie przedstawiamy agendę. Potem 12-18 min wysokiej koncentracji grupy, potem mamy czas na aktywizację grupy, w tym zadawanie pytań, na koniec 5-7 min to dołożenie elementów i podsumowanie, a potem przerwa.

Ścibór: Ja pracowałem dużo twórczo, często powtarzałem swoim pracownikom, że jeśli Twoja koncentracja mocno spada to powiedz o tym. Jasno zakomunikuj potrzebuję drzemki, włącz muzykę, zamknij oczy, wyłącz się na 15 min.

Krzywa koncepcyjna a zarządzanie sobą

Lidia: O tym powiemy, kiedy będziemy mówili o cyklu aktywności w dobie, kiedy potrzebne są dłuższe przerwy niż 7 min. Teraz powiedzmy o modelu koncentracji koncepcyjnej, kiedy ma powstać coś nowego. Kiedy kreujesz, tworzysz to cykl wynosi 90 min. Tu cykl wygląda w taki sposób: rozruch zajmuje wtedy 15-20 min, następnie możemy złapać podwyższenie uwagi, nawet stan flow, tracimy poczucie upływu czasu, nie zauważamy czynników, które nas rozpraszają i to jest 60-70 min, po czym następuje spadek energii, ale mogę 10-15 min wykorzystać do pisania/tworzenia. Tutaj przerwa powinna być dłuższa. Co 2-3 cykle powinna być dłuższa przerwa.

Ścibór: Odnosząc się do moich doświadczeń związanych z zarządzaniem zespołami programistycznymi, oni jak rozumiem powinni się trzymać tego okresu 90 min? Czy to wspomoże zarządzanie sobą?

Lidia: Zdecydowanie tak. Przy czym trzeba pamiętać, by nie robić za długich przerw. Ani też nie za krótkich.

Ścibór: A co z cyklem dobowym, z tzw. słowikami czy sowami?

Lidia: Jeśli zrobię dwa dłuższe cykle od rana to nie ma co się bronić przed dłuższą przerwą obiadową. Potem znów możemy wrócić do pracy. Po 3 slotach myślenia twórczego potrzebna jest długa przerwa obiadowa, bo często wtedy następują tzw. Eureki. Wynika to z tzw. inkubacji w umyśle.

Samodzielne zarządzanie sobą i swoim czasem a efektywność

Ścibór: Stawiam zatem hipotezę, że to, czego teraz doświadczamy, czyli izolacja, ale również samodzielna organizacja czasu pracy może wpłynąć na naszą efektywność, o ile o to zadbamy.

Lidia: Tak, to jest absolutnie możliwe, jeśli sam możesz zarządzać swoją dobą, to efektywność może być wyższa.

Ścibór: Co warto robić w przerwach zarówno w tych krótszych, jak i tych dłuższych?

Lidia: 20 min to oddech, woda, lekki odpoczynek. W dłuższych przerwach to rozciąganie oraz lekkie ćwiczenia fizyczne. Warto wspomnieć o cyklach dobowych. Lepiej jest kłaść się trochę wcześniej i wstać trochę wcześniej. Już ok. 6.00 mamy pełną wydajność, a kłaść powinniśmy się ok. 22.00.

Ścibór: Temat cyklów dobowych jest na tyle ciekawy, że być może nagramy kolejny odcinek. Jak Lidia można się z Tobą skontaktować oraz jaką uzyskać od Ciebie pomoc?

Lidia: Stron internetowa www.lidiaczarkowska.pl, tam można również pobrać wiele darmowych materiałów. Prowadzę dwa rodzaje wsparcia. Jedno dla liderów, menedżerów, dla osób zarządzających innymi – pomagam jako psycholog biznesu. Druga ścieżka to wspieranie wspierających, pomagam mentorom i coachom.

Ścibór: Dziękuą za rozmowę.

Lidia: Dziękuję i do zobaczenia.