Jak zarządzać przez zaangażowanie i zaufanie?

Zastanawiałeś się co może być najważniejsze w zarządzaniu zespołem rozproszonym? Zaufanie jest jednym z kluczowych elementów. To ono buduje podstawę do zaangażowania. Zwłaszcza gdy mówimy o pracy za darmo! Zapraszam do arcy ciekawej rozmowy o zarządzaniu przez zaangażowanie i zaufanie.

Intro

Ścibór: Dzień dobry. Dzisiaj moim gościem jest Piotr Wiśniewski, praktyk zarządzania rozproszonego, zarządzania na odległość. Bardzo oryginalna, bardzo nietypowa rozmowa, bo Piotr z jednej strony jest kulturoznawcą, dziennikarzem, wspiera życie kulturalne w Brukseli. Obecnie jest mężem zaufania na wyborach, ale to o czym chciałem dzisiaj porozmawiać to trochę nawiązuje do tych Twoich szerokich umiejętności, kompetencji, które tylko wymieniłem hasłowo, że jesteś takim trochę człowiekiem orkiestrą i skoro jesteś człowiekiem orkiestrą, to zająłeś się swego czasu organizacją Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy. Witam Cię Piotrze.

Piotr: Cześć Ścibór, bardzo serdecznie dziękuję za zaproszenie.

Jak to się stało, że dołączyłeś do WOŚP?

Ścibór: Właśnie, czy możesz powiedzieć widzom, słuchaczom, skąd pomysł, że zająłeś się Orkiestrą Świątecznej Pomocy. Czy to było w nawiązaniu do tego, że jeszcze tego nie robiłeś?

Piotr: Trochę tak. Oczywiście ja bardzo lubię wyzwania. W ogóle lubię projekty, które można robić od zera. Takich, których jeszcze nikt nie wykonywał, ale to nie to było najważniejsze. Najważniejsze było pewnie coś, co jest bardzo typowe dla wielu osób zaangażowanych w Wielką Orkiestrę Świątecznej Pomocy, czyli urodził mi się syn. Pierwsze dziecko, któremu słuch przebadaliśmy w Polsce za pomocą urządzenia z takim czerwonym serduszkiem.

To zdarzenie zostało mi w głowie, zostało mi w pamięci po powrocie do Belgii. No i zapytałem swoich przyjaciół: „Słuchajcie, czy coś się w ogóle w tej kwestii dzieje w Brukseli? Czy WOŚP tutaj w ogóle istnieje?” Okazało się, że tak nie do końca. Są robione licytacje, natomiast takiego sztabu z prawdziwego zdarzenia, wielkich eventów nie ma. Postanowiliśmy coś wspólnie zdziałać i tak to się zaczęło. Początkowo mieliśmy zrobić małą imprezę, a wyszła olbrzymia impreza plenerowa z wielkimi koncertami, znanymi ludźmi i z niemałym sukcesem finansowym.

Ścibór: A który to był rok, Piotr?

Piotr: 2011 rok, pamiętam zbieraliśmy wtedy na dzieci z chorobami urologicznymi i nefrologicznymi. Wszystko było nowe. Musieliśmy się wszystkiego nauczyć. Ja sam się oczywiście musiałem nauczyć wszystkiego. Nigdy wcześniej nie organizowałem koncertów, a przyszło mi to później robić jeszcze kilka razy.

Ścibór: No tak, dla osób, które nas oglądają od razu powiem. Piotr siedzi w tej chwili w Belgii, ja siedzę w Polsce. Ty przyjechałeś do Belgii zaraz jak Polska weszła do Unii Europejskiej?

Piotr: Tak, to prawda. Właściwie w 2005 r., już w połowie byłem tutaj, mieszkałem. Nie sądziłem nawet jeszcze przez pierwszych kilka lat, że przyjechałem tu na stałe. Dzisiaj mieszkam już tak długo, że właściwie mogę powiedzieć, że jestem tutaj mocno zżyty, więc działam tutaj, tu organizuję też życie polonijne na różne sposoby. Był okres, że pisałem w lokalnej prasie na temat różnych spraw. Właściwie od sportu, kultury, po wydarzenia, które się wokół Polonii tutaj dzieją.

Zarządzanie zdalne i rozproszone na przykładzie WOŚP

Ścibór: Bardzo dziękuję. To, co ja bardzo często poruszam na kanale Virtual Leader, to są aspekty zarządzania zdalnego. Tutaj Ciebie zaprosiłem, gdyż miałeś takie zarządzanie trochę zdalne, trochę rozproszone. Jeszcze do tego dojdziemy, ale żeby widzom, słuchaczom lepiej nakreślić wielkość projektu, którym zarządzałeś, bo tutaj byłeś głównym liderem, przynajmniej na początku. To proszę, powiedz o jakich liczbach w ogóle pracowników, w cudzysłowie, mówimy? Bo to są wolontariusze, o tym wiemy, ale to są osoby, które współpracują. Jakie to są liczby w ogóle?

Piotr: Tak, tak. Myślę, że należy zacząć od kapituły, od ludzi, którzy ściśle wymyślają i organizują całą tę pracę, czyli sztab. W sztabie, no jak to najczęściej bywa przy różnych projektach, gromadzi się bardzo dużo osób. Nie każdemu zapału i czasu wystarczy. W związku, z czym muszę powiedzieć, że do takiego ścisłego organizowania finału potrzebnych jest około piętnastu, może nawet dwudziestu osób. Wszystko zależy od tego, jaką mamy wizję, żeby to stworzyć.

Ludzie WOŚP

Piotr: Tak więc tych najbliższych współpracowników, którzy rzeczywiście coś muszą delegować, koordynować, coś załatwić, to jest 15 osób. Ale oczywiście w 15 osób nie robi się finału. Jest to niewykonalne. I tak naprawdę, jak policzyć osoby, które są zaangażowane w organizowanie finału WOŚP, takiego jak ten, który robimy w Brukseli, to jest blisko 200 osób. To jest około 70 wolontariuszy, którzy chodzą po ulicy z puszkami. Dokładnie takich, jakie znamy z polskich ulic. Ale to nie jest koniec. Potrzebni są ludzie, którzy odpowiadają za logistykę. Są potrzebni ludzie, którzy odpowiadają za catering, np. sprzątanie, za przygotowanie, za przenoszenie różnych rzeczy. Do tego wszystkiego są potrzebni ludzie i to wszystko są ludzie, którym się chce. Najważniejsze jest to, że trzeba ich wszystkich skoordynować, a więc jest to nie lada wyzwanie.

WOŚP to wolontariusze i zaufanie

Ścibór: To ja tylko przypomnę, że Fundacja, która to organizuje opiera się o wolontariuszy, czyli jak rozumiem wszyscy, którzy współpracują, pracują za darmo. To jest jakby jeden aspekt. Z drugiej strony mają dostęp do tych puszek z pieniędzmi. Z tego, co tutaj i jeszcze w kuluarach rozmawialiśmy, żadnego incydentu nie było. To jest przykład organizacji nie dość, że rozproszonej, to dodatkowo długo trwającej. Jak opowiadałeś, to najpierw te 15 osób się zbiera przez tyle miesięcy, przygotowuje różne rzeczy. Dopiero później zbiera tę paczkę dodatkowych osób, czyli tych wolontariuszy, którzy opiekują się konkretną imprezą czy konkretnym koncertem. Wszyscy ci ludzie ze sobą współpracują, i tutaj do zarządzania to jeszcze dojdziesz, ale jak to jest z tym zaufaniem? Jak to jest u was? Jak to działa w praktyce, bo to jest dla mnie przykład zespołu rozproszonego, opartego praktycznie wyłącznie o zaufanie.

Fenomen na skalę światową

Piotr: Tak, no nie powiem tutaj chyba nic odkrywczego, bo Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy to jest po prostu fenomen. To jest polski fenomen, nawet śmiało można powiedzieć to jest fenomen na skalę światową. Dlatego, że ciężko sobie wyobrazić, żeby np. Niemcy, Belgowie tutaj jak mieszkam, chociaż mają bardzo podobną akcję, żeby taki poziom entuzjazmu i tej takiej nieskończonej uczciwości wykrzesać, że każdemu się chce, bo tak jak wspomniałeś, oczywiście każdy myślę o tym wie, nikt nie pobiera żadnych pieniędzy za uczestnictwo w finale WOŚP, łącznie z artystami. A przynajmniej nie powinno tak być i z reguły tak nie jest.

Przypadki, że dzieje się coś nieuczciwego, coś złego, są naprawdę promilowe. U nas nie wydarzyło się nic na, co moglibyśmy narzekać. W związku z czym jeszcze raz: zaufanie jest rzeczywiście najważniejsze. Ono wynika z jakiejś wewnętrznej potrzeby. Każdy, niezależnie jakie środowisko reprezentuje, kim jest na co dzień, robi raz w roku jakiś reset. Nie dzieje się to przy okazji wydarzeń religijnych, ale dzieje się to przy okazji WOŚP. Absolutnie wszyscy się respektują, wszyscy dla siebie są mili i cierpliwi, i potrafią znieść trudy, bo czasami deszcz pada. Trzeba chodzić, przecież się nie schowam.

Finał WOŚP to zaufanie i eksplozja dobra

Piotr: To jest ten dzień, w związku z czym wytwarzają się w nas takie olbrzymie pokłady dobra, które eksplodują i chcą trwać. To jest, i to nawet w sposób taki trochę szalony. Jeżeli ktoś przypomniał sobie finały sprzed wielu lat, jeszcze tam powiedzmy z lat dziewięćdziesiątych, dochodziło do takich historii. Dzisiaj trochę rzadziej pewnie, ale dochodziło do takich historii. Na ulicy jakieś panie zdejmowały obrączki z palców. Czy dzieci wszystkie swoje oszczędności przynosiły, jakieś inne precjoza ludzie oddawali w takim szale po prostu pozytywnej emocji. To jest coś niesamowitego.

Ciężko to ubrać w jakąś definicję. Ciężko to wytłumaczyć. Być może to jest bardziej temat dla jakiegoś psychologa lub innych obserwatorów społecznych? Jak to się dzieje, że się tak zachowujemy. To jest piękne. To cały czas, jak widzimy rośnie. Sztabów w Polsce jest około 1700 -1800, ale są jeszcze sztaby na całym świecie. W tym roku były też sztaby w Singapurze, na Bali, w Chinach, gdzieś na Zanzibarze. Jesteśmy przecież też na Stacji Polarnej na Spitsbergenie, i to chyba od  dwóch czy trzech lat. To są niesamowite historie. Nie ma na świecie takiej akcji.

Idea, która łączy wszystkich

Ścibór: Wiesz co? Cały czas na sam koniec zostawiamy, na deser, jakie tam problemy zarządcze, ale chcę pokazać właśnie skalę przedsięwzięcia, bo z tego co mówiłeś, to cztery razy zdaje się przewodziłeś temu wydarzeniu. Czy w ramach czy wolontariuszy, czy w ogóle uczestników, byli tylko Polacy czy też Belgowie? Czy ktoś jeszcze inny brał udział?

Piotr: To dobre pytanie Ścibór, bo rzeczywiście od początku miałem taki apetyt, żeby maksymalnie połączyć najwięcej środowisk ile się da. Bardzo trudno jest tłumaczyć Belgom czym jest WOŚP. Do tego stopnia, tutaj mała anegdota, podczas jednego z finałów sala, którą Belgowie nam użyczyli, jeszcze dzień przed finałem pytali ile osób jest w tej orkiestrze, która wystąpi. Pytali o orkiestrę taką, którą znamy z filharmonii. Czyli oni nie załapali po prostu niuansowości samej nazwy, samej idei. Bo to jest szalone po prostu.

Ale wracając, tak udało mi się kilkukrotnie namówić parę osób. Mieliśmy Hiszpankę, mieliśmy Irlandczyka. To często są po prostu przyjaciele nasi czy przyjaciele naszych przyjaciół, którzy po prostu dali się wkręcić. Udawało się takie rzeczy robić. Muszę powiedzieć, że od kilku lat, dokładnie czterech, sztaby zagraniczne połączyły się dzięki zlotowi sztabów zagranicznych. Z całego świata przylecieli tacy ludzie jak ja po to, żeby pogadać o wspomnieniach, o problemach.

Współpraca pomiędzy rozproszonymi sztabami

Piotr: Dzięki tym więziom, tym nowym przyjaźniom dzisiaj również wymieniamy się najważniejszymi rzeczami. Wymieniamy się know-how, ale też wymieniamy się chociażby gadżetami. Ktoś ma dostęp w Ameryce np. do Marcina Gortata i mówi „Słuchaj mam dwie koszulki. Jedną mogę ci przysłać. Wiem, że w Belgii robicie bardzo fajne znaczki pocztowe, takie unikalne. Ponieważ Poczta Polska już nie robi znaczków na Finał, ale wy robicie. Jurek i wszyscy o tym opowiadają. Może byś mi przysłał takie?”. Mówię dobra, to tak zrobimy.

I to poniekąd też jest trochę odpowiedź na pytanie, chociaż często bazujemy na relacjach między Polakami, ale to często są środowiska różne. Musieliśmy dogadać się np. z belgijską pocztą. To jest usługa akurat komercyjna. To, że wykonali nam takie znaczki, nie ma co się czarować, musieliśmy za to zapłacić. Ale zrobili to świetnie, dokładnie, trzymając się kontraktów na jakie się umówiliśmy, terminów i warunków, więc bardzo lubię o nich ciepło opowiadać. Są to również burmistrzowie, dwudziesty piąty Finał, który organizowaliśmy w dzielnicy europejskiej Brukseli, otwierał sam Pan Burmistrz dzielnicy europejskiej. Mało tego, symboliczne pierwsze Euro, on sam pierwszy wrzucił do puszki. Wtedy na scenie był to bardzo miły gest, bardzo ciepły i bardzo się lubimy.

Zaangażowanie wolontariuszy angażuje ludzi z ulicy

Ścibór: Świetnie, ja tylko dodam, bo to znowu, gdzieś w kuluarach rozmawialiśmy, że wspomniałeś, iż ci wszyscy ludzie pracują, jak już wspomniałeś za darmo. Natomiast wiem, że spotkacie się z różnego rodzaju takim bardzo ciepłym przyjęciem też na ulicach, czyli nie dość, że wolontariusze pracują za darmo, to też pojawia się ten aspekt ofiarodawstwa. Podkreślałeś wielokrotnie, i tutaj już nie tylko Polacy, ale też jest duże zainteresowanie takich zwykłych osób z ulicy. Zdaje się, że też masz jakąś anegdotę na ten temat.

Piotr: Tak, taka ciepła, bardzo fajna historia oparta na olbrzymiej szczodrości. Nie spotykamy się z niechęcią, agresją. Tak, jak mówię, nawet jeżeli są takie zdarzenia to są tak promilowe, że właściwie się nie zdarzają. Przyszła kiedyś pewna rodzina do nas na finał, w trakcie koncertu. Przyniosła pewien przedmiot, pewną monetę, którą chciała wrzucić do puszki. Ktoś szybko pobiegł po mnie i powiedział „słuchaj, bo mają złotą monetę”. To mówię, lepiej tego nie wyrzucać, bo to może być zupełnie coś innego.

Złoty Krugerrand z 82 roku

Piotr: I słuchajcie, okazało się, że przynieśli najcenniejszą chyba złotą monetę na świecie, czyli złotego Krugerranda z 82 roku. Ja ich skierowałem bezpośrednio do sztabu do mojego kolegi, który zajmował się liczeniem pieniędzy. Żeby poszli i tam zdeponowali te monetę po to, żeby ona też była traktowana jako przedmiot. Nie jako coś co być może później w wielu monetach zostanie przeoczona.

Zobacz to jest zdjęcie, na którym Jurek trzyma tę monetę w rękach już uprawnioną. To zdjęcie zostało wykonane w fundacji, ponieważ poczułem niesamowity ciężar, taki trochę jak miał Frodo Baggins, że co teraz zrobić z tą złotą monetą. Przecież nie wyśle jej w kopercie, nie sprzedam jej, bo ona już właściwie do mnie nie należy, tylko jest własnością fundacji. W związku z czym wymyśliliśmy, że tę monetę zabierzemy bezpośrednio do fundacji, że będziemy robić zdjęcia. Jakąś taką relację po prostu, ponieważ bardzo zależało nam też na transparentności.

Zaufanie jako spoiwo inicjatywy

Piotr: Z jednej strony mówiliśmy o tym, że zaufanie jest po prostu kluczowe, ale na nie trzeba zasłużyć. Trzeba je wypracować a później trzeba je też podtrzymywać. Im bardziej jesteś przejrzysty tym bardziej wiarygodny. Więcej rzeczy ci się później prawdopodobnie w przyszłości uda załatwić. A więc zawieźliśmy tę monetę po prostu i wręczyliśmy Jurkowi Owsiakowi.

Ta moneta została zlicytowana bodajże dwa finały później i poszła za prawie 8 tysięcy złotych, a może nawet więcej. W każdym razie są to grube tysiące złotych, więc przyniosła mnóstwo dobra, a oprócz tego pokazaliśmy, że jesteśmy godni zaufanie i myślę że ci ludzie, którzy zresztą starali się zachować anonimowość, byli bardzo skromnymi ludźmi, ale chcieli się podzielić akurat tym. Pamiętam to do dzisiaj. Mam nadzieję, że oni też są zadowoleni, że tak tą sprawę potraktowałem.

Zarządzanie finałem WOŚP od kuchni

Ścibór: Bardzo Ci dziękuję. Powoli będziemy przechodzili do tych aspektów zarządczych i żeby o nich powiedzieć to powiedz teraz, jak to wygląda procesowo. To znaczy, kiedy się mniej więcej to zaczyna, ile trwa, jak tam powoli ludzie dołączają, ile macie spotkań fizycznych, jak zarządzać zdalnie?

Piotr: Można powiedzieć właściwie, że przygotowania do finału zaczynają się następnego dnia po poprzednim. To naprawdę nie jest praca na miesiąc. Notabene termin każdego finału jest z punktu widzenia organizacyjnego dość nieszczęśliwy, bo w grudniu właściwie wszyscy myślą o świętach. Najpierw mamy jedne święta, mamy Barbórkę, mamy Mikołaja, a potem mamy wiadomo gwiazdkę, jest sylwester, a potem młodzi ludzie wracają do pracy, a za parę dni jest finał. Więc bardzo wiele rzeczy musisz zorganizować dużo, dużo wcześniej.

Przygotowanie finału to całoroczna praca

Piotr: Tych rzeczy, które są do zorganizowania jest cała masa. Jeżeli będziesz chciał, mogę kilka z nich wymienić. Natomiast pytasz przede wszystkim o spotkania i to ile czasu to zajmuje. A zatem niemalże tuż po skończonym jednym finale robimy już przygotowania, przymiarki do następnego. Oczywiście to nie jest tak intensywna praca jak ta, która nas czeka w październiku i listopadzie, bo cel finału jest ogłaszany dopiero w połowie października. Zwyczajowo w listopadzie poznajemy grafikę, czyli czy są to baloniki, czy to są bączki, czy to są latawce, koła zębate. To wszystko dowiadujemy się dopiero w listopadzie.

Zaufanie jako podstawa budowania relacji i kontraktów

Piotr: Musimy zacząć działać trochę na wyrost, trochę w ciemno i znowu też w oparciu o zaufanie, bo podkreślę tylko jeden fakt, że każdy sztab po rozliczeniu się z pieniędzy, które zebrał zostaje rozwiązany oficjalnie. Jest na to dokument, który fundacja wysyła każdemu sztabowi, że oto z dniem dzisiejszym sztab przestał istnieć. To jest oczywiście takie małe ukłucie w serce, ale oczywiście wiemy, że to jest tylko formalność, bo za chwilę znowu będziemy wypełniali po wakacjach kolejne dokumenty i ten sztab będzie się zawiązał na nowo.

Ale patrząc na formalną stronę, to kiedy nie ma sztabu organizujemy finał, czyli w przeciągu roku już rozmawiasz prawdopodobnie z jakimiś muzykami, których bardzo bym chciał zaprosić i oni też mają zaufanie, że ty w tym styczniu będziesz szefem sztabu, a więc cały czas z różnymi poważnymi ludźmi załatwiasz sprawy dosłownie na słowo.

Komunikacja w trakcie roku

Piotr: Jeszcze teraz chciałbym powiedzieć może o tym, w jaki sposób wyglądają nasze kontakty w przeciągu całego roku. Jako, że mówimy o sztabie zagranicznym i o tym, że trzy lata temu zobaczyłem potrzebę spotykania się i omówienia swoich problemów, podzieliłem się tym z Jurkiem Owsiakiem, uznał to za dobry pomysł.

Stworzyliśmy zlot sztabów zagranicznych i to są już pierwsze spotkania, to się już odbywa. W tym roku miał być czwarty raz, niestety wiemy jaka jest sytuacja w tym roku. Nie doszło to do skutku. Później jest Pol’and’Rock Festival. Na początku sierpnia, pierwsze trzy dni sierpnia, Pol’and’Rock, dawny przystanek Woodstock. Tam również przyjeżdżamy. Jurek poprosił mnie też kilka lat temu „Piotrek ja dam wam miejsce, ale zorganizuj wioskę sztabów zagranicznych i dostaniecie super miejsce”.

Dostaliśmy fantastyczne miejsce i dostaliśmy blisko 40 stopniowe temperaturę w bonusie na otwartej przestrzeni. To było o tyle wspaniałe ale też straszne, bo smażyliśmy się wtedy niewiarygodnie, ale było pięknie. Przyjechali ludzie z Anglii, z Irlandii, z Niemiec, z Holandii.

Współpraca pomiędzy sztabami

Piotr: Wymyśliliśmy, że każdy przywiezie jakieś gadżety. Narobiliśmy my gadżetów, oni, wszyscy mieliśmy tych gadżetów od diabła i trochę i każdy mógł do nas przyjść i przychodzili ludzie, witali się, powiedzieli „Ej słuchaj, ja kiedyś mieszkałem w Monachium, a wy też tam. No to fantastycznie. No to masz tutaj kalendarzyk albo jakiś szalik”. Sympatyczna atmosfera. Oprócz tego jeszcze mnóstwo rock and rolla, więc było genialnie. Jurek o nas oczywiście też pamiętał. Wprowadzili nas na zaplecze, mogliśmy sobie obejrzeć  Pol’and’Rock od tyłu, więc naprawdę świetna rzecz.

Znowu mamy sierpień i znowu się spotykamy. Później po wakacjach następują pierwsze przygotowania do tego, omawiamy co chcemy co widzimy. Może coś nowego wprowadzić i tak dalej.

Formalne zawiązanie sztabu

No i wreszcie już formalne zawiązanie sztabu. A wtedy już należy spotykać się nieco częściej i już w listopadzie to niemal że co tydzień robimy spotkania. 5 grudnia każdego roku jest też Międzynarodowy Dzień Wolontariusza. Uznałem to za bardzo dobry moment na to, żeby poznać naszych wolontariuszy.  Którzy będą chodzić po ulicach, będą kwestować, potem będą to wszystko przynosić i rozliczać się. Będą nam pomagać w pracach na sali, w pracach innych, logistycznych, przy cateringu, przy robieniu kanapek i tak dalej.

Dzień Wolontariusza (5 grudnia). Polecam wszystkim ludziom, którzy coś organizują z innymi ludźmi, żeby to sobie zapamiętać, bo to jest bardzo dobry dzień do tego, żeby zbudować jakiś team spirit. Myśmy to również połączyli na przykład z montowaniem tych puszek, bo wiecie, puszki z którymi się chodzi są kartonowe. Przyjeżdżają takie sprasowane. One nie są już gotowe. Trzeba je wszystkie złożyć. Przyjeżdża około stu pięćdziesięciu. Różnie bywa, to zależy od wielkości sztabu. Ale trzeba je złożyć. To jest robota przyjemna, ale wyobraź sobie 150 i to robiliśmy podczas Dnia Wolontariusza. Zobaczcie to są wasze puszki złóżcie je teraz sobie. Więc była fajna atmosfera, ktoś tam przyniósł placek mieliśmy trochę wina. Generalnie atmosfera była bardzo fajna i wtedy się taki finał robi jeszcze przyjemniej.

Doświadczenia zarządcze w zespole rozproszonym

Ścibór: Wiesz co, to się słucha z bardzo dużą przyjemnością. Nawet rozrzewnieniem, że szkoda, że nie było się uczestnikiem czegoś takiego. Powiedz, bo to jest typowe zarządzanie bardziej nawet zespołem rozproszony. To też jest jakiś szczególny przypadek zespołu wirtualnego. Dajmy spokój taksonomii, bo to nie jest najważniejsze. Opowiadasz to w takim bardzo fajnym kontekście, że sobie ufamy, że wszyscy chętnie pomagają. No dobrze, ale przejdźmy do takiej strony zarządczej. Ty tym zarządzałeś, możesz powiedzieć dwa słowa o tym jakie miałeś doświadczenie zarządcze, co umiałeś i czego nie umiałeś.  No i w ogóle z jakimi problemami, wyzwaniami się spotkałeś tzn. tak naprawdę czy zawsze była sielanka? Czy jednak jakieś problemy?

Różni ludzie, różne zaangażowanie

Piotr: No oczywiście że nie. Wiesz, to jest impreza, w której spotykają się ludzie, którzy prawdopodobnie na co dzień nie spotkaliby się. Zresztą mogę to powiedzieć po swoim sztabie, że udało mi się zebrać osoby całkowicie różne i reprezentujące troszeczkę inne środowiska, bo tam są i europracownicy, czyli ludzie pracujący w instytucjach europejskich, którzy niekoniecznie zaglądają do polskich sklepów. Albo w inne miejsca, gdzie bywa tak zwana Polonia nazwijmy to zarobkowa, to również środowisko np. europosłów.

Bardzo mi na tym zależało, żeby oni się również w to włączyli, ponieważ są znani, ponieważ i tak wiem, że pomagają a są w Brukseli. Nic tylko skorzystać z tego, zaprosić ich wszystkich. Oczywiście nie wszyscy przyjmują zaproszenie. Natomiast rzeczywiście w wielu aspektach na zasadzie przekazywania różnego rodzaju ciekawych przedmiotów na licytację pomagają. Nie mogę im tego odmówić.

Nazwisk nie będę wymieniał, ale taka pomoc też jest, więc udało mi się popracować z różnymi ludźmi, z ludźmi którzy mają poczucie humoru i z takimi, którzy nie mają. Z takimi którzy potrafią ciężko pracować, ale i z takimi którzy nie potrafią. Z takimi którzy są zadowoleni z siebie mimo, że często popełniają błędy i z takimi którzy ciągle są z siebie zadowoleni. Ich wszystkich trzeba było raz, że motywować zupełnie inaczej, umieć z każdym z osobna rozmawiać, mieć też cierpliwość a na co dzień nie jestem człowiekiem cierpliwym.

Autorefleksja

Piotr: Mało tego, jestem też cholerykiem. Wiedziałem od początku, że ta cecha absolutnie mi się nie przyda. Wręcz przeciwnie, bardzo muszę na to uważać. W związku z czym ja sam się zmieniałem. Też się musiałem zmienić, a więc gdzieś tam na wyżyny tego zarządzania zasobami ludzkimi musiałem się wspiąć i sam odrobić lekcje. Od tego chyba zacząłem. Nie było zawsze różowo. Na pierwszym spotkaniu, gdy sztab się formułował było ze 30, może 40 osób. A tak jak sobie ustaliliśmy na początku to sztab później wygląda tak, że jest około 15 osób.

I tak po prostu jest, bo tak jak mówię to jest ciężka praca. To jest praca dokładnie tak samo poważna jak ta, za którą się bierze pieniądze i trzeba do tego po prostu podchodzić profesjonalnie. Ale oczywiście nie karmi się tymi rzeczami, które między ludźmi, między nami gdzieś nie zaskoczyły, bo ta impreza straciłaby piękno. Ona musi być oparta na pozytywach.

Realistyczne podejście do planów

Piotr: Od początku założyłem, że 30 procent pomysłów mi się nie uda i część z nich może mi się nie udać dlatego, że ludzie nawalą i nie będę miał na to wpływu, bo przecież ich nie zwolnię. Nie są moimi pracownikami i tak naprawdę wyobraź sobie, że prawie wszystko co sobie założyłem, co było moim pomysłem, bo jeszcze oczywiście to nie były tylko moje pomysły.

Moi koledzy, koleżanki również mieli swoje pomysły, ale zrealizowaliśmy niemal wszystko a nawet więcej, bo tak jak mówię chcieliśmy zrobić mniejszą imprezę a każdorazowo wychodziła ona większa, więc jeśli chodzi o ludzi bywało różnie, ale generalnie udawało nam się wszystko zrealizować jak należy.

Pieniądz jednak jest potrzebny

Piotr: Z takich trudności to zawsze są oczywiście pieniądze. Tego się nie da pominąć bo nawet najpiękniejszej imprezy charytatywnej nie da się zrobić za darmo. Musisz wynająć salę. Dobrze jak ktoś może dać. Akurat to nam się udało kilka razy, ale nie zawsze. Trzeba na przykład pojechać po artystów, którzy przylecą z Polski a jak przylecą też im musisz kupić bilet, musisz mieć pieniądze na to, żeby zapłacić za bilety musisz ich przywieźć, musisz ich nakarmić, musisz ich również położyć w hotelu spać. Musisz drukować koszulki, jakieś plakaty.

Ludzie muszą się po prostu dowiedzieć, gdzie impreza będzie się odbywała, o której i co fajnego będzie. Na wszystko są potrzebne pieniądze. To nie jest też tania impreza jeżeli chcesz zrobić ładnie i elegancko, ale ten wysiłek jest tego warty, więc poszukiwanie funduszy na zorganizowanie tego co później przyniesie tyle dobra jest też bardzo ciężkie.

Organizacja koncertów

Piotr: Pamiętasz jak na początku wspomniałem Ci o organizowaniu koncertów. Nie wiem czy miałeś okazję organizować kiedykolwiek jakiś koncert, ale jeżeli nie to byłem dokładnie w takim samym położeniu jak ty kilka lat temu. Nigdy nie organizował żadnych koncertów. Bywałem często jako słuchacz, ale nigdy nie organizowałem i nie wiedziałem co to jest backline i mnóstwo innych rzeczy. Wydawało mi się, że to wszystko jest takie proste, ale nie, proste to to nie jest.

Musisz mieć odpowiedniego człowieka, który się na tym doskonale zna, który z każdym z zespołów wszystko obgada, połączy wszystkie sznurki, żebyś nie musiał trzech różnych sprzętów używać podczas trzech koncertów tylko żeby to się dało robić na jednym. No i trochę się też nauczyłem, ale to też było wielkie wyzwanie. Nie ukrywam, że też artyści sami jako tacy są po prostu osobnym gatunkiem człowieka. Są bardzo ciekawi. Są często bardzo sympatyczni ale też bardzo wymagający. I tutaj mieliśmy też parę zgrzytów. Czasami się nie mogliśmy dogadać fundamentalnie, ale tak jak mówię wszystkie projekty dowieźliśmy do końca. Właściwie w takim kształcie jakim chcieliśmy. Nikt się na nas też nie obraził. Wiemy, że mamy bardzo dobrą opinię a na tym mi zależało najbardziej.

Ścibór: Proszę powiedz na koniec, Twój zakres obowiązków, bo trochę jak to wszystko słyszę, ten cały wywiad, to faktycznie się troszkę wpasowuje w słowo orkiestra. Bo i zarządzanie ludźmi i zarządzanie zasobami zewnętrznymi, organizacja koncertu i organizacja pieniędzy. Nie wiem, pominąłem coś jeszcze?

Finał WOŚP i bezpieczeństwo

Zabezpieczenie pieniędzy

Piotr: Bezpieczeństwo. Bezpieczeństwo jest bardzo ważne. Pamiętajmy też, że te imprezę robimy po to, żeby zebrać pieniądze i te pieniądze nie są całkiem małe, bo chociażby przedostatni, bo mogę mówić o tych finałach, które ja organizowałem, to jest ponad 60 tysięcy euro. Mogę ci opowiedzieć jak wygląda 60 tysięcy euro. Chyba, że widziałeś. W każdym razie wygląda całkiem, całkiem pokaźne a zwłaszcza kiedy mamy do czynienia z monetami. Słuchaj, no coś trzeba z tym zrobić.

Wyobraź sobie wieczór, godzina 22 mniej więcej, masz już wszystko policzone. Albo dwudziesta trzecia niech będzie. Czasami się to przedłuża i okazuje się, że całą furę pieniędzy i teraz co z tym zrobić. Jesteś już zmęczony, chcesz iść spać, impreza się skończyła i jeszcze organizowaliśmy sobie jakieś wyjście na piwo. No ale ktoś musi siedzieć i pilnować. Także o tym też trzeba pomyśleć.

Bezpieczeństwo wolontariuszy i uczestników finału WOŚP

Piotr: Mówiłem o bezpieczeństwie to nie chodzi mi tylko o bezpieczeństwo oczywiście pieniędzy, ale też przecież bezpieczeństwo nasze, nas wszystkich, ludzi organizujących ten event. To jest również bezpieczeństwo przecież wolontariuszy, którzy chodzą po ulicy obcego miasta słuchaj z puszką, zbierają forsę, są widoczni.

To jest styczeń, a więc zmierzch dosyć szybko zapada, 16-go to już się robi mocno szaro. W związku z czym bardzo też o tym musimy pomyśleć i od samego początku kiedy już mamy kontakt z wolontariuszami, z tymi wszystkimi często młodymi ludźmi też, wbijamy im do głów: „słuchajcie, parami albo trójkami po ulicach. Nie wchodzimy do żadnych bram, do żadnych restauracji sklepów itd.” Możemy to robić w przestrzeni publicznej. Mamy na to zezwolenia, a o tym też nie powiedziałem, bo trzeba się specjalnie wystarać u władz belgijskich, że my będziemy te pieniądze zbierali, tak jak w Polsce.

Powiem Ci tylko jako ciekawostkę, że jesteśmy naprawdę jednym z kilku chyba, dwóch albo trzech sztabów na świecie, które to robi w taki sposób jak w Polsce. Gdzie indziej nie kwestuje się tak na ulicy, bo potrzebne są do tego specjalne zezwolenia. Zezwolenie belgijskie jest mniej więcej takie grube. Ma około pięćdziesięciu stron, które trzeba przerobić, odczekać swoje na zgodę i dopiero wtedy dostajemy tą zgodę i możemy wychodzić z naszymi puszkami. Ale tak jak mówię, bezpieczeństwo to jest to, o czym należy pamiętać. Wiemy też jeszcze w jakim kontekście, wiemy co się wydarzyło dwa finały temu i to jest coś o czym chyba każdy szef sztabu będzie pamiętał, bo to jest taka historia, która mogła zaważyć i zmienić tę fundację w sposób diametralny. Na szczęście fundacja trwa do końca świata i jeden dzień dłużej.

Ile czasu kosztuje organizacja finału WOŚP?

Ścibór: Ja akurat mam zupełnie odmienne zdanie, bo takie zdarzenie jakie się zdarzyło dwa lata temu może się zdarzyć na każdej imprezie masowej i przy najlepszej ochronie. Po prostu ludzie są niestety tylko ludźmi i posiadają swoje też te cechy gorsze, nie tylko te dobre. A więc tak samo jak strzelano do Papieża, tak samo jak strzelano do prezydentów. Czasami ze skutkiem śmiertelnym. Tak samo taka sytuacja się tu zdarzyła i za to, jeżeli tylko nie było ewidentnie rażących zaniedbań proceduralnych, to tutaj organizator nie ponosi odpowiedzialności. Ale ja nie jestem sędzią, nie jestem prawnikiem, to zostawmy to innym. To tylko wywołałeś taki dość emocjonalny fragment, więc pozwoliłem sobie też na własny komentarz.

Powiedz jeszcze, ile czasu jakbyś był w stanie powiedzieć, ile czasu ci to zajmowało? No bo ja wiem, że to były różne momenty. Nazwijmy to w lutym inny czas, w sierpniu inny. Jak byś tak mniej więcej był w stanie ile to zajmowało czasu.

Piotr: Myślę, że to jest pół roku. Tak jak ustaliliśmy robisz to cały rok, ale nie tak intensywnie w każdym momencie, ale myślę, że to jest w przypadku moim, w przypadku szefa sztabu. Myślę, że to jest około pół roku dlatego, że musisz sobie ten finał wymyślić. Chcesz na pewno zrobić coś oryginalnego, coś czym zaskoczy. Bo to wiesz, to wkręca. To jest bardzo taka praca satysfakcjonująca. Ona cię wypruje z sił witalnych bardzo, ale daje ci też niesamowitego takiego kopa, który sprawia, że potem się długo uśmiechasz i jesteś z siebie dumny, ale to też sprawia, że chcesz coś jeszcze, jeszcze. Co tutaj można wymyślić?

Angażowanie sław

Piotr: A więc na tej pracy koncepcyjnej spędzam bardzo dużo czasu, a przecież jeszcze pamiętajmy o tym, że są licytacje. Z tych licytacji pochodzą olbrzymie pieniądze a te licytacje się no jakoś, skądś muszą wziąć. Czyli musisz o te wszystkie przedmioty się wcześniej postarać. Tutaj już inwencja zależy od każdego z osobna. Ja nie ukrywam, że takie fanty zbieram przez cały rok. Uczestniczę w różnych eventach zupełnie niezwiązanych z WOŚPem, ale już pamiętam o WOŚPie.

Jeżeli mam spotkanie z jakimś słynnym człowiekiem, to często biorę albo jego książkę, albo jego płytę, czy jak było to w przypadku Olgi Tokarczuk kilka lat temu jeszcze przed Noblem. Przedstawiłem się,  że będę organizował WOŚP i ona bardzo chętnie podpisała to co miałem, oprawiliśmy to w ramkę. Poszło też za jakieś fantastyczny pieniądze.

Grzegorz Rosiński, twórca Thorgala przyjechał do Belgii. Kiedyś tutaj mieszkał, teraz już w Szwajcarii, ale przyjechał na święto komiksu. Tam nawiązałem z nim kontakt. Przedstawiłem się uprzejmie. On się bardzo, bardzo ucieszył. Jest wielkim sympatykiem WOŚPu, no i nawiązaliśmy kontakt. Skończyło się to na fantastycznej sprawie, bo jeden ze swoich takich unikatowych grafik z Thorgalem sprzedał za kilka tysięcy euro. Całe te pieniądze trafiły do naszego sztabu. To była niesamowita sprawa, bo Grzegorz Rosiński to jest legenda, to jest też bardzo szanowany człowiek w Belgii.

Takie rzeczy po prostu też musisz sobie zawczasu już mieć z tyłu głowy, że słuchaj, dzisiaj co prawda jest lato, ale za parę miesięcy będzie zima i fajnie by było coś więcej zlicytować niż słoik z ogórkami, z całym szacunkiem do słoika z ogórkami, wiesz o co chodzi. Po prostu im masz fajniejsze fanty, tym twój finał będzie barwniejszy i jest szansa, że zbierzesz jeszcze więcej pieniędzy.

Zakończenie

Ścibór: Słuchaj Piotr, powoli będziemy kończyć. Powiedz proszę na koniec, gdzie cię można znaleźć. Ja oczywiście wszystkie linki które wskażesz umieszczę w transkrypcie, no ale gdyby ktoś tylko nas słuchał, to czy chciałbyś powiedzieć gdzie cię można znaleźć?

Piotr: Jasne, nie ukrywam się pod nickami, więc pod imieniem i nazwiskiem można mnie znaleźć na Facebooku i Twitterze. Twitterowy jestem trochę mniej, ale na Facebooku jestem bardzo aktywny, więc jeżeli komuś by to odpowiadało to zapraszam. Również możesz wykorzystać mojego maila, także jeżeli ktoś miałby ochotę. No i oczywiście jak przyjedzie do Brukseli i zapyta na ulicy o Piotrka, to jest duża szansa, że będą wiedzieli gdzie mnie znaleźć.

Ścibór: Bardzo ci dziękuję Piotr za przemiłą rozmowę. Ja przypominam tylko widzom i słuchaczom, że jesteście na kanale Virtual Leader. Wszystkie transkrypty odcinków znajdują się na stronie pragmatyczny lider. Ja serdecznie zapraszam do oglądania kolejnych odcinków. Dziękuję Ci Piotr.

Jeśli zainteresował Cię ten odcinek, oraz to jak ważne w pracy jest zaufanie, to zapraszam również do rozmowy z innym praktykiem.

O autorze

Ścibór

Ścibór

Jestem doktorem nauk matematycznych, zawsze łączącym świat nauki, biznesu i dydaktyki. Posiadam wieloletnie doświadczenie w zarządzaniu, IT i nauce. Wykorzystuję unikalne połączenie moich doświadczeń i pomagam innym. Pracuję jako konsultant, trener, mentor oraz coach.

Subscribe
Powiadom o
guest
2 komentarzy
Oldest
Newest Most Voted
Inline Feedbacks
View all comments
Arkadiusz
1 rok temu

Bardzo fajny materiał. Dużo wiedzy od kuchni, której nie da się wyłuskać z książek. Ciekawa osoba i jeszcze ciekawszy projekt. Wielkie dzięki za udostępnienie tego materiału.